Γνωρίζουμε ότι η αποτελεσματική εισαγωγή νέων εργαζομένων έχει τεράστια αξία. Μια καλή διαδικασία εισαγωγής – με σαφείς πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις της εργασίας, τους οργανωτικούς κανόνες και τις προσδοκίες απόδοσης – όχι μόνο ενισχύει την παραγωγικότητα των εργαζομένων, αλλά συμβάλλει στην αύξηση της αφοσίωσης και της δέσμευσης και μειώνει το ποσοστό κινητικότητας του προσωπικού.
Και όμως, οι οργανισμοί υστερούν συστηματικά. Σύμφωνα με μια έρευνα του 2022 από την εταιρεία μισθοδοσίας Paychex, μόνο οι μισοί περίπου από τους νεοπροσληφθέντες είναι ικανοποιημένοι από την εμπειρία τους κατά την εισαγωγή. Αυτή η αποτυχία μπορεί να αποκλείσει τη δημιουργία ενός συναισθηματικού δεσμού μεταξύ των νεοπροσληφθέντων και της εταιρείας, επηρεάζοντας τη δέσμευση και επηρεάζοντας τη διατήρηση των εργαζομένων. Τα ποσοστά κύκλου εργασιών των νέων εργαζομένων μπορεί να φτάσουν το 20% στις πρώτες 45 ημέρες και περίπου το ένα τρίτο των εργαζομένων εγκαταλείπουν τη νέα τους θέση εργασίας εντός των πρώτων 90 ημερών απασχόλησης.
Ένα συνηθισμένο λάθος είναι η προσφορά μιας επιφανειακής εμπειρίας που αποτελείται από μια ημέρα προσανατολισμού και ένα πακέτο που εξηγεί τις παροχές. Αυτό που είναι λιγότερο αναγνωρισμένο – αλλά εξίσου καταστροφικό και διαδεδομένο – είναι ότι ορισμένες εταιρείες “επιβιβάζουν υπερβολικά” τους εργαζομένους τους.
Ο καταιγισμός πληροφοριών προς τους νεοπροσλαμβανόμενους μπορεί επίσης να γυρίσει μπούμερανγκ. Ο εγκέφαλός μας μπορεί να επεξεργαστεί μόνο μια περιορισμένη ποσότητα νέων πληροφοριών ταυτόχρονα, και ακόμη λιγότερο όταν είμαστε αρχάριοι. Ως αποτέλεσμα, οι νέοι υπάλληλοι είναι ευάλωτοι στον αντίκτυπο του υπερβολικού (ξένου) γνωστικού φορτίου κατά την εισαγωγή. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε μειωμένη απόδοση ή ακόμη και στο να αποφασίσει ο νέος υπάλληλος ότι η νέα θέση εργασίας δεν του ταιριάζει και να φύγει.
Διανέμετε πληροφορίες με λογική αλληλουχία
Ενώ μπορεί να είναι δελεαστικό να δώσετε στους νέους εργοδοτούμενους ένα γρήγορο “χείμαρρο πληροφοριών” για την εισαγωγή, στην πραγματικότητα, η αποτελεσματική μάθηση είναι μια σταδιακή, επίπονη διαδικασία που απαιτεί περισσότερο από μια μοναδική συνεδρία ή ακόμη και μια ή δύο εβδομάδες. Και αποδεικνύεται (κάπως αντιφατικά) ότι όσο μεγαλύτερη είναι η διάρκεια της διαδικασίας onboarding, τόσο πιο γρήγορα οι εργαζόμενοι αποκτούν επάρκεια, επειδή είναι σε θέση να βασιστούν σε προηγούμενες γνώσεις που έχουν ήδη αφομοιώσει.
Ξεκινήστε τη διαδικασία εισαγωγής με τα βασικά στοιχεία, διευκρινίστε τη σημασία τους και στη συνέχεια χτίστε πάνω σε αυτό το θεμέλιο με λογική σειρά με την πάροδο του χρόνου. Με αυτόν τον τρόπο, η εταιρεία σας θα διατηρήσει περισσότερους νεοπροσληφθέντες και θα δημιουργήσει μια κουλτούρα όπου η συνεχής μάθηση αποτελεί σαφή οργανωτική προτεραιότητα.
Για παράδειγμα, μια εταιρεία fast-food υιοθέτησε αυτή τη στρατηγική όταν άλλαξε την προσέγγισή της σε ένα μοντέλο συνεχούς μάθησης. Αρχικά, οι νεοπροσλαμβανόμενοι περνούν από ένα εστιασμένο πρόγραμμα κατάρτισης, ακολουθούμενο από κουίζ σε βασικά θέματα αρκετές φορές το μήνα. Αν δεν τα καταφέρουν στα κουίζ, περνούν από μια διαδικασία επανεκπαίδευσης. Ως αποτέλεσμα, το turnover rate της εταιρείας fast-food είναι μικρότερο από 29% για τους εργαζόμενους πρώτης γραμμής, σημαντικά μικρότερο από τον μέσο όρο του κλάδου που είναι περίπου 86%.
Να είστε ξεκάθαροι σχετικά με τις προσδοκίες
Η σαφής κατανόηση του ρόλου σας είναι ένας από τους πιο σταθερούς παράγοντες πρόβλεψης της δέσμευσης και της ικανοποίησης από την εργασία. Αν δεν ξέρετε τι πρέπει να κάνετε, δεν μπορείτε να ξέρετε αν βρίσκεστε στο σωστό δρόμο – και αυτή η αβεβαιότητα μπορεί να έχει ψυχικό αντίκτυπο.
Χωρίς επαρκή καθοδήγηση, οι νεοπροσλαμβανόμενοι αφήνονται να περιηγηθούν σε έναν συγκεχυμένο λαβύρινθο αβεβαιοτήτων, ο οποίος καταναλώνει τη διανοητική ικανότητα με μη παραγωγικούς ή αναποτελεσματικούς τρόπους. Οι συνήθεις ελλείψεις περιλαμβάνουν την έλλειψη σαφήνειας σχετικά με τις αρμοδιότητες εργασίας, την ιεράρχηση των καθηκόντων, τις δομές αναφοράς, τις προθεσμίες ή τα χρονοδιαγράμματα και τις μετρήσεις απόδοσης. Αυτές οι ανεπάρκειες στην επικοινωνία μπορούν, για τον νεοπροσληφθέντα, να δημιουργήσουν άγχος, στρες και να μειώσουν την αυτοπεποίθηση, ειδικά αν οι άνθρωποι φοβούνται να ζητήσουν βοήθεια ή να κάνουν λάθη.
Για να διασφαλίσετε τη σαφήνεια των ρόλων και να προετοιμάσετε τις νέες προσλήψεις ώστε να συνεισφέρουν ουσιαστικά, εξετάστε τις ακόλουθες στρατηγικές:
- Παρέχετε στους εργαζόμενους ένα έγγραφο που περιγράφει τις ρεαλιστικές προσδοκίες και τις ευθύνες για το ρόλο τους (και βεβαιωθείτε ότι ευθυγραμμίζεται με την περιγραφή της θέσης εργασίας). Για παράδειγμα, για να ενθαρρύνετε τη συνεργασία και την παραγωγική ομαδική εργασία, συμπεριλάβετε λεπτομέρειες όχι μόνο για τον ρόλο του νέου υπαλλήλου, αλλά και για το πώς ο ρόλος του ταιριάζει με τους ρόλους των άλλων μελών της ομάδας και τους γενικούς στόχους του οργανισμού. Αναφέρετε τυχόν αρμοδιότητες ή έργα για τα οποία ο νέος υπάλληλος θα αναλάβει την ηγεσία. Αναφέρετε τις προτεραιότητες των εργασιών καθώς και μια χονδρική κατανομή του χρόνου που θα διατίθεται στις διάφορες αρμοδιότητες.
- Θέστε ρεαλιστικούς και διαχειρίσιμους στόχους (τόσο βραχυπρόθεσμους όσο και μακροπρόθεσμους). Οι βραχυπρόθεσμοι στόχοι θα πρέπει να είναι πράγματα που είστε σίγουροι ότι ο νέος υπάλληλος μπορεί να εκτελέσει – για παράδειγμα, να προγραμματίζει γεύμα μια φορά το μήνα με κάποιον από μια διαφορετική ομάδα ή να δημιουργεί ένα πρόγραμμα που θα τον βοηθήσει στη διαχείριση του χρόνου. Με την πάροδο του χρόνου, το επίπεδο ευθύνης μπορεί να αυξηθεί και να τεθούν μακροπρόθεσμοι στόχοι. Αυτές οι προσδοκίες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν καθήκοντα όπως η παρακολούθηση ενός μαθήματος δημόσιας ομιλίας για την ενίσχυση των επικοινωνιακών δεξιοτήτων, η ανάληψη της ηγεσίας σε ένα έργο για να αποκτήσει ηγετική εμπειρία ή η επίτευξη ενός συγκεκριμένου αριθμού πωλήσεων εντός του πρώτου έτους εργασίας.
- Επικοινωνήστε ένα όραμα για το τι προσπαθεί να επιτύχει ο οργανισμός σας και βοηθήστε τους εργαζόμενους να δουν πώς συμβάλλουν στην επιτυχία της εταιρείας. Για παράδειγμα, αν ένας εργαζόμενος προσλαμβάνεται για τις ικανότητές του στον σχεδιασμό, σφυρηλατήστε τη σημασία του καλού σχεδιασμού προϊόντων για την προώθηση των πωλήσεων και της ανάπτυξης.
Εξαλείψτε την “εσωτερική ορολογία” για να αποφύγετε τη δημιουργία άγχους για τους ” outsiders”
Ένα τρίτο, και κρίσιμο, στοιχείο μιας καλής εμπειρίας εισαγωγής περιλαμβάνει τη διασφάλιση ότι οι νέοι υπάλληλοι αισθάνονται ευπρόσδεκτοι και ότι έχουν την αίσθηση ότι ανήκουν σε αυτή. Υπάρχει πραγματικός κίνδυνος οι νέοι εργαζόμενοι να μην είναι σε θέση να μάθουν για τη δουλειά τους και τον οργανισμό σας, εάν αποσπάται η προσοχή τους από την ανησυχία για την προσαρμογή, την εύρεση ομοϊδεατών για να συνδεθούν ή την αμφισβήτηση της θέσης τους στο μεγάλο σχήμα των πραγμάτων.
Μια εξαιρετική εμπειρία εισαγωγής δεν αυξάνει μόνο τη μάθηση και την ετοιμότητα των εργαζομένων να διαπρέψουν στο νέο τους ρόλο, αλλά οδηγεί επίσης σε μεγαλύτερη δέσμευση, αφοσίωση και διατήρηση. Παράλληλα, ενώ η αξία της αποτελεσματικής εισαγωγής είναι αδιαμφισβήτητη, η πραγματικότητα είναι ότι πολλοί οργανισμοί (ακόμη και εκείνοι που προσπαθούν επιμελώς να αποφύγουν την υποεκπαίδευση των υπαλλήλων τους) υπολείπονται, πηγαίνοντας πολύ μακριά προς την αντίθετη κατεύθυνση και κατακλύζοντας τους νέους υπαλλήλους με πάρα πολλές πληροφορίες. Εφαρμόζοντας στρατηγικές που μετριάζουν τη γνωστική υπερφόρτωση, οι οργανισμοί μπορούν να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι έχουν χώρο, χρόνο και διανοητικούς πόρους στη διάθεσή τους για να μάθουν και να ευδοκιμήσουν στη νέα τους εργασία.
